Halo sobat semua,
pada kesempatan kali ini saya ingin membagikan pengalaman saya sebagai
Panitia kegiatan Bulan suci ramadhan, yang kurang lebih saya sudah melakoni
ini selama 7x ramadhan. Selama tujuh
periode tersebut saya menduduki posisi sebagai sekertaris. Dari
Ketakmiran masjid kami sendiri biasanya hanya menunjuk tiga orang sebagai core
dari panitia. Adapun yang ditunjuk Takmir tersebut ialah posisi Ketua,
Sekertaris, dan Bendahara.
Pengalaman saya
sebagai sekertaris membantu saya memahami tentang berbagai aspek dan seluk beluk permasalahan
di dalam kepanitiaan Bulan suci Ramadhan. Adapun susunan kepanitiaanya adalah
sebagai berikut :
- Ketua Panitia Ramadhan
- Wakil ketua (Optional)
- Sekertaris Ramadhan 1
- Sekertaris Ramadhan 2
(Optional)
- Bendahara Ramadhan 1
- Bendahara Ramadhan 2
(Optional)
- Seksi Penceramah
- Seksi Konsumsi
- Seksi Humas
- Seksi TPA dan Taddarus.
- Seksi Nuzzulul Qur'an &
Takbir keliling
- Seksi Zakat Fitrah (Optional
Kebanyakan terpisah dan di Handle Takmir)
- Seksi Zakat Maal (Optional
kebanyakan terpisah dan di Handle Takmir)
Penjabaran tugas dan
tanggung jawab dari masing-masing personel akan saya jelaskan dalam postingan saya
JOBDESK PANITIA RAMADHAN, kemudian akan saya lanjutkan untuk time lapse/ breakdown dari
kegiatan-kegiatan di Bulan Ramadhan mulai dari Pra Ramadhan sampaidengan Pasca Ramadhan.
Pra Ramadhan
Sesuai dengan
judulnya kegiatan pra Ramadhan adalah kegiatan persiapan sebelum datangnya
bulan Ramadhan datang. Akan saya sedikit ceritakan dari pengalaman saya.
Biasanya kegiatan pra ramadhan ini sudah dimulai sejak 2 sampai 1 bulan sebelum tanggal
satu ramadhan. Setelah Takmir membentuk panitia inti dari kegiatan Ramadhan
yang telah saya sebutkan di atas, maka biasanya saya selaku selaku sekertaris
mulai membuat undangan untuk mengumpulkan massa untuk melengkapi seksi-seksi
yang kami butuhkan. Karena kebiasaan di masjid saya panitia ramadhannya adalah
remaja muda-mudi, maka saya membuat undangan untuk muda-mudi di kawasan masjid
saya untuk rapat pembentukan seksi-seksi, yang akan dilaksanakan seminggu
setelah rapat penunjukan panitia berlangsung. Namun saya menyarankan sebaiknya
Takmir dalam membentuk panitia inti ramadhan juga telah menggundang remaja
muda-mudi setidak-tidaknya yang sudah mubaligh, karena dalam rapat pemilihan
ada baiknya menggunakan sistem musyawarah dan bukan penunjukan ke personal yang
dirasa mampu, karena dikemudian hari bisa saja menimbulkan perselisihan .
Kemudian terlaksanalah rapat pertama dari Kepanitaiaan Ramadhan. Biasanya pada
rapat awal ini saya selaku sekertaris, yang memimpin jalannya rapat, atau
sebagai moderator. Tentunya bagi yang berpengalaman hal ini bisa membuat grogi
dan ilfil karena harus banyak ngomong di depan banyak audience. Namun tenang
saja bagi para newbie, sebaiknya sobat sekalian menyiapkan teks untuk rapat
dari A - Z, supaya nantinya sewaktu acara sobat sekalian tinggal membacanya
saja. Adapun contoh untuk teks MC rapat awal ramadhan saya posting di
Contoh Teks Rapat Koordinasi awal Ramadhan.
Setelah rapat
koordinasi awal selesai dan seksi-seksi semua sudah ada maka yang paling aktif
dulu ialah Seksi Penceramah. Mereka mencari ustadz/ imam di sekitaran lingkup
padukuhan, atau bahkan lingkup satu desa yang mersedia mengisi jadwal khatib
dan imam, sholat subuh dan tarawih. Kemudian tidak kalah repot juga ialah seksi
konsumsi yang mulai bergerilya rumah kerumah untuk mencatat siapa saja warga
yang akan memberikan hidangan ta'jil maupun hidangan untuk taddarus di masjid
kami. Kemudian pada saat rapat koordinasi kedua sebagian data sudah terkumpul
dan di serahkan ke sekertaris untuk mulai pembuatan dokumennya. Adapun dokumen
yang harus di buat sekertaris ialah sebagai berikut :
- Jadwal Imam dan Khatib Shalat
Subuh dan Tarawih selama 30 hari. Jumlah dokumen/surat yang harus di cetak
ialah sebanyak jumlah ustadz yang sudah diperoleh. Biasanya minimal 3 hari
sebelum tanggal 1 Ramadhan semua jadwal sudah dikirim ke rumah ustadz masing
masing oleh humas, dan lebih sering karena humas di masjid kami masih
anak-anak smp maka yang mengantarkan suratnya adalah kami, dan dibantu
dari humas takmir.
- Jadwal penceramah pengajian
mingguan (pengajian remaja dan pengajian bapak-ibu) perlakuanya sama
dengan jadwal imam dan khatib.
- Jadwal Ta'jil Harian, yaitu
jadwal dari hasil pengumpulan data warga yang mau memberikan sumbangan
ta'jil ke masjid. Biasanya dokumen ini paling banyak, yakni
sekurang-kurangnya 90 bendel sepengalaman saya atau sejumlah warga yang menyumbang ta'jil.
- Daftar piket harian selama
kegiatan bulan Ramadhan, yang sebelumnya sudah dibentuk dan
dikoordinasikan di rapat pembentukan seksi.
- Daftar Panitia Kegiatan Bulan
suci Ramadhan, selain untuk di tempel di papan informasi juga di siapkan
untuk dibagikan ke setiap personil beserta jobdesknya.
- Undangan-undangan, semisal
undangan pengajian remaja, undangan pengajian Nuzzullul, dan sebagainya.
- Daftar perolehan infaq selama
ramadhan, terkadang daftar ini sudah dibuat oleh bendahara.
- Teks MC untuk anak-anak dan
jadwal MC anak, di masjid saya tradisinya ialah yang menyampaikan
informasi khatib dan imam selama waktu jeda antara shalat isya' dan
tarawih ialah anak-anak kecil diprioritaskan anak TPA untuk menempa mental
berbicara di depan umum, walaupun memang penerapanya susah tetapi program
ini tetap berlanjut di masjid kami, bagi para santri yang mau mereka akan
mendapat rewards di akhir ramadhan, biasanya kami memberikan bingkisan
kecil sebagai kenang-kenangan.
Adapun dokumen yang
diperlukan sebelum bulan ramadhan tiba kurang lebih seperti yang ada daftar di
atas.
Bendahara mempersiapkan dana awal untuk kegiatan, di masjid kami
sekurang-kurangnya Takmir memberikan modal uang sejumlah IDR 500.000,. dan
dapat di tawar sesuai dengan rencana anggaran belanja awal. Kebutuhan awal
terdiri dari pembelian alat tulis, kertas, amplop, spidol, dan segala macam
kebutuhan pra ramadhan. Pada saat ramadhan berjalan, infaq dari shalat tarawih
langsung masuk ke kas Panitia Ramadhan dan dikelola untuk kelangsungan kegiatan
seperti halnya memberi uang transport untuk Ustadz, pembuatan spanduk, konsumsi
rapat, dan sebagainya.
Yang tidak kalah
pentingnya ialah seksi PUBDEKDOK (Publikasi Dekorasi Dokumentasi) yang harus
mempersiapkan pamflet, maupun spanduk menyambut datangnya bulan Ramadhan, serta
membuat dekorasi-dekorasi supaya masjid terlihat lebih meriah. Kurang lebihnya
seperti itulah kegiatan-kegiatan pra Ramadhan bagi panitia yang bisa saya
gambarkan.
Ramadhan
Mulai menginjak ke bulan Ramadhan secara umum kegiatanya dapat saya jabarkan kedalam tiga kategori, adapun penjelasanya adalah sebagai berikut.
Kegiatan Harian
Kegiatan
harian untuk panitaia Bulan Suci Ramadhan diawali dengan piket sore (petugas
piket harian) yang berkumpul sebelum kegiatan TPA berlangsung, tugas mereka
ialah membersihkan Kitchen (di masjid saya ada kitchen nya), Kemudian
membersihkan gelas-gelas kotor, serta segala macam piranti yang akan digunakan
untuk berbuka puasa bersama (anak-anak TPA dan Mussafir). Kemudian pada malam
harinya Setelah shalat isya' mc anak membacakan imam dan khatib untuk esok hari
serta perolehan infaq hari kemarin. Kemudian setelah sholat tarawih selesai
dilanjutkan dengan Taddarus bersama, dan bagi petugas piket bertugas untuk
melayani konsumsi jamaah yang bertaddarus, kemudian setelah selesai taddarus di
cuci dan di simpan kembali ketempatnya, biasanya selesai acara pukul 22.00 WIB.
Selain itu kegiatan setiap hari di sore hari ialah TPA untuk anak-anak biasanya
berlangsung 5 hari, dan diakhiri berbuka puasa bersama di serambi masjid.
Selain itu saat malam tarawih pertama Ketua panitia Ramadhan harus memberikan
sambutan, dan memperkenalkan jajaran panitia ke jama'ah yang datang, serta
menginformasikan kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan atau yang telah
menjadi agenda panitia.
Kegiatan Mingguan
Pengajian
untuk Remaja, biasanya di masjid kami dilaksanakan pada hari Minggu sore
menjelang berbuka puasa, menginggat remaja kebanyakan masih duduk di bangku
sekolah, dan terkadang yang sudah kuliahan jarang ada yang datang, kebanyakan
siswa sma/smp. Beda halnya dengan Pengajian remaja, pengajian Ibu-bapak
dilaksanakan pada hari kamis sore, dan biasanya membludak pada awal-awal bulan
ramadhan.
Kegiatan Ivent Besar
Yang
di maksud ivent besar di sini ialah kegiatan 1x selama bulan ramadhan. Adapun
ivent yang diadakan panita ialah pada pertengahan ramadhan biasayna di adakan
pengajian NUZZULUL QUR'AN atau memperingati turunnya Al-Qur'an. Panitia tidak
hanya mengundang jama'ah sekitar biasanya mengundang perwakilan dari
masjid-masjid yang jaraknya relatif dekat dari masjid kami.
Selain
itu adalagi pengajian Khatam Al-Qur'an yang diselenggarakan beberapa hari
sebelum malam takbir, atau menunggu yang bertaddarus khatam. Salah satu tradisi
di masjid saya dulunya ialah ada acara potong tumpeng setelah selesai
mengkhatamkan Al-Qur'an ini, namun akhirnya setelah saya berunding dengan
teman-teman pada periode ke-4 saya di kepanitiaan akhirnya pemotongan tumpeng
di hapus, bukan karena musrik loh ya hehehe, tapi lebih kepada anggaranya kita
konversikan supaya jama'ah yang datang bisa menikmati nasi gurih dan ayam juga,
sehingga anggaran tumpeng tersebut kita transformasikan ke hidangan Ayam Bakar
/ Ayam crispy. Kasian dulu tumpeng satu diperebutkan orang banyak.
Dan
yang terakhir ialah Kegiatan takbir keliling. Berhubung panitia Ramadhan tidak
menghandle untuk Zakat Fitrah dan Zakat maal, maka beban kami sedikit ringan.
Persiapan untuk takbir keliling sendiri cukup seru, tim kreatif kami ngak kalah
dengan tim kreatif OVJ loh. Mulai dari membuat lampion untuk anak TPA, kemudian
terkadang juga membuat lampion besar, serta mempersiapkan marching band dan
spanduk yang akan dibawa. Untuk kegiatan sewaktu takbir kelilingpun biasanya
bergabung dengan masjid-masjid di sekitar sehingga lebih seru dan ramai
pawainya.
Pasca Ramadhan
Salah satu kegiatan paling berat ialah pasca ramadhan bagi seorang sekertaris, mengapa saya katakan demikian ? Pada dasarnya pasca Ramadhan ialah Hari Raya Idul Fitri, dimana kita riweh silaturahmi atau bahkan open house untuk para tamu. disitulah mood kita untuk membuat laporan pertanggung jawaban kegiatan ramadhan menjadi sangan down karena kecapean, ditambah lagi godaan opor dan ketupat, serta emping dan lemper membuat kita mager abis selama pasca ramadhan. Adapun tanggung jawab dari panitia Ramadhan yang terakhir ialah menyusun dengan seksama, laporan kegiatan beserta dokumentasi dan yang paling utama ialah pelaporan perolehan infaq dan sudah dikelola untuk apa saja. Setelah semua tersusun maka sekertaris segera membuat undangan untuk pembubaran panita yang juga akan dihadiri oleh jajaran Takmir.
Ya demikianlah pengalaman yang dapat saya ceritakan tentang alur kegiatan atau acara selama menjadi panitia kegiatan bulan suci Ramadan. Saya baru bisa menulis semua ini di tahun ini karena banyak kesibukan saya sebagai desainer bangunan, dan kebetulan banyak proyek yang menyita waktu dan pikiran saya. Artikel ini sebagai penghormatan saya di akhir masa jabatan tahun 2015 lalu, semoga bisa menjadi ilmu bermanfaat, bagi generasi-generasi baru, Amiin yaa robbal alamin.
(Suasana Rapat Pembentukan Seksi 2014)
(Acara Khatam Al-Qur'an 2014)
(Pembuatan Lampion Masjid 2015)
(Suasana Takbir Keliling 2014)
(Sedang memberikan orasi setelah takbir keliling 2015)
(Memberikan Rewards untuk MC anak 2015)
(Piket harian membersihkan gelas kotor 2014)
(Nge ALAY setelah capek bersih-bersih abis khataman 2014)
(Legenda 3 San-Nin. Kiri ke kanan Aji' Bendahara, Agung Ketua, Afri Sekertaris)
Credit : Foto Panitia Kegiatan Bulan Suci Ramadhan Masjid Sabiilul Muttaqiin 1436 H / 2015 dan 1435 H/ 2014
Salam sukses untuk temen temanku semua teman seperjuangan. Foto utama dari kiri atas ke kanan (Eka, Dina, Tya, Lucky, Cindy, Agung, Afri, Dio, Aji', Ismantho, Felix, Jeki, Fathur, Hero, Fadli, Aril, Viant)