ALUR KEGIATAN PANITIA BULAN SUCI RAMADHAN

Halo sobat semua, pada kesempatan kali ini saya ingin membagikan pengalaman saya sebagai Panitia kegiatan Bulan suci ramadhan, yang kurang lebih saya sudah melakoni ini selama 7x ramadhan. Selama tujuh  periode tersebut saya menduduki posisi sebagai sekertaris. Dari Ketakmiran masjid kami sendiri biasanya hanya menunjuk tiga orang sebagai core dari panitia. Adapun yang ditunjuk Takmir tersebut ialah posisi Ketua, Sekertaris, dan Bendahara.

Pengalaman saya sebagai sekertaris membantu saya memahami tentang  berbagai aspek dan seluk beluk permasalahan di dalam kepanitiaan Bulan suci Ramadhan. Adapun susunan kepanitiaanya adalah sebagai berikut :

1. Ketua Panitia Ramadhan
2. Wakil ketua (Optional)
3. Sekertaris Ramadhan 1
4. Sekertaris Ramadhan 2 (Optional)
5. Bendahara Ramadhan 1
6. Bendahara Ramadhan 2 (Optional)
7. Seksi Penceramah
8. Seksi Konsumsi
9. Seksi Humas
10. Seksi TPA dan Taddarus.
11. Seksi Nuzzulul Qur'an & Takbir keliling
12. Seksi Zakat Fitrah (Optional Kebanyakan terpisah dan di Handle Takmir)
13. Seksi Zakat Maal (Optional kebanyakan terpisah dan di Handle Takmir)

Penjabaran tugas dan tanggung jawab dari masing-masing personel akan saya jelaskan dalam postingan saya JOBDESK PANITIA RAMADHAN, kemudian akan saya lanjutkan untuk time lapse/ breakdown dari kegiatan-kegiatan di Bulan Ramadhan mulai dari Pra Ramadhan sampaidengan Pasca Ramadhan.

Pra Ramadhan

Sesuai dengan judulnya kegiatan pra Ramadhan adalah kegiatan persiapan sebelum datangnya bulan Ramadhan datang. Akan saya sedikit ceritakan dari pengalaman saya. Biasanya kegiatan pra ramadhan ini sudah dimulai sejak 2 sampai 1 bulan sebelum tanggal satu ramadhan. Setelah Takmir membentuk panitia inti dari kegiatan Ramadhan yang telah saya sebutkan di atas, maka biasanya saya selaku selaku sekertaris mulai membuat undangan untuk mengumpulkan massa untuk melengkapi seksi-seksi yang kami butuhkan. Karena kebiasaan di masjid saya panitia ramadhannya adalah remaja muda-mudi, maka saya membuat undangan untuk muda-mudi di kawasan masjid saya untuk rapat pembentukan seksi-seksi, yang akan dilaksanakan seminggu setelah rapat penunjukan panitia berlangsung. Namun saya menyarankan sebaiknya Takmir dalam membentuk panitia inti ramadhan juga telah menggundang remaja muda-mudi setidak-tidaknya yang sudah mubaligh, karena dalam rapat pemilihan ada baiknya menggunakan sistem musyawarah dan bukan penunjukan ke personal yang dirasa mampu, karena dikemudian hari bisa saja menimbulkan perselisihan . Kemudian terlaksanalah rapat pertama dari Kepanitaiaan Ramadhan. Biasanya pada rapat awal ini saya selaku sekertaris, yang memimpin jalannya rapat, atau sebagai moderator. Tentunya bagi yang berpengalaman hal ini bisa membuat grogi dan ilfil karena harus banyak ngomong di depan banyak audience. Namun tenang saja bagi para newbie, sebaiknya sobat sekalian menyiapkan teks untuk rapat dari A - Z, supaya nantinya sewaktu acara sobat sekalian tinggal membacanya saja. Adapun contoh untuk teks MC rapat awal ramadhan saya posting di  Contoh Teks Rapat Koordinasi awal Ramadhan.

Setelah rapat koordinasi awal selesai dan seksi-seksi semua sudah ada maka yang paling aktif dulu ialah Seksi Penceramah. Mereka mencari ustadz/ imam di sekitaran lingkup padukuhan, atau bahkan lingkup satu desa yang mersedia mengisi jadwal khatib dan imam, sholat subuh dan tarawih. Kemudian tidak kalah repot juga ialah seksi konsumsi yang mulai bergerilya rumah kerumah untuk mencatat siapa saja warga yang akan memberikan hidangan ta'jil maupun hidangan untuk taddarus di masjid kami. Kemudian pada saat rapat koordinasi kedua sebagian data sudah terkumpul dan di serahkan ke sekertaris untuk mulai pembuatan dokumennya. Adapun dokumen yang harus di buat sekertaris ialah sebagai berikut :

1. Jadwal Imam dan Khatib Shalat Subuh dan Tarawih selama 30 hari. Jumlah dokumen/surat yang harus di cetak ialah sebanyak jumlah ustadz yang sudah diperoleh. Biasanya minimal 3 hari sebelum tanggal 1 Ramadhan semua jadwal sudah dikirim ke rumah ustadz masing masing oleh humas, dan lebih sering karena humas di masjid kami masih anak-anak smp maka yang mengantarkan suratnya adalah kami, dan dibantu dari humas takmir.
2. Jadwal penceramah pengajian mingguan (pengajian remaja dan pengajian bapak-ibu) perlakuanya sama dengan jadwal imam dan khatib.
3. Jadwal Ta'jil Harian, yaitu jadwal dari hasil pengumpulan data warga yang mau memberikan sumbangan ta'jil ke masjid. Biasanya dokumen ini paling banyak, yakni sekurang-kurangnya 90 bendel sepengalaman saya atau sejumlah warga yang menyumbang ta'jil.
4. Daftar piket harian selama kegiatan bulan Ramadhan, yang sebelumnya sudah dibentuk dan dikoordinasikan di rapat pembentukan seksi.
5. Daftar Panitia Kegiatan Bulan suci Ramadhan, selain untuk di tempel di papan informasi juga di siapkan untuk dibagikan ke setiap personil beserta jobdesknya.
6. Undangan-undangan, semisal undangan pengajian remaja, undangan pengajian Nuzzullul, dan sebagainya.
7. Daftar perolehan infaq selama ramadhan, terkadang daftar ini sudah dibuat oleh bendahara.
8. Teks MC untuk anak-anak dan jadwal MC anak, di masjid saya tradisinya ialah yang menyampaikan informasi khatib dan imam selama waktu jeda antara shalat isya' dan tarawih ialah anak-anak kecil diprioritaskan anak TPA untuk menempa mental berbicara di depan umum, walaupun memang penerapanya susah tetapi program ini tetap berlanjut di masjid kami, bagi para santri yang mau mereka akan mendapat rewards di akhir ramadhan, biasanya kami memberikan bingkisan kecil sebagai kenang-kenangan.

Adapun dokumen yang diperlukan sebelum bulan ramadhan tiba kurang lebih seperti yang ada daftar di atas.

Bendahara  mempersiapkan dana  awal untuk kegiatan, di masjid kami sekurang-kurangnya Takmir memberikan modal uang sejumlah IDR 500.000,. dan dapat di tawar sesuai dengan rencana anggaran belanja awal. Kebutuhan awal terdiri dari pembelian alat tulis, kertas, amplop, spidol, dan segala macam kebutuhan pra ramadhan. Pada saat ramadhan berjalan, infaq dari shalat tarawih langsung masuk ke kas Panitia Ramadhan dan dikelola untuk kelangsungan kegiatan seperti halnya memberi uang transport untuk Ustadz, pembuatan spanduk, konsumsi rapat, dan sebagainya.

Yang tidak kalah pentingnya ialah seksi PUBDEKDOK (Publikasi Dekorasi Dokumentasi) yang harus mempersiapkan pamflet, maupun spanduk menyambut datangnya bulan Ramadhan, serta membuat dekorasi-dekorasi supaya masjid terlihat lebih meriah. Kurang lebihnya seperti itulah kegiatan-kegiatan pra Ramadhan bagi panitia yang bisa saya gambarkan.

Ramadhan

Mulai menginjak ke bulan Ramadhan secara umum kegiatanya dapat saya jabarkan kedalam tiga kategori, adapun penjelasanya adalah sebagai berikut.

           Kegiatan Harian

Kegiatan harian untuk panitaia Bulan Suci Ramadhan diawali dengan piket sore (petugas piket harian) yang berkumpul sebelum kegiatan TPA berlangsung, tugas mereka ialah membersihkan Kitchen (di masjid saya ada kitchen nya), Kemudian membersihkan gelas-gelas kotor, serta segala macam piranti yang akan digunakan untuk berbuka puasa bersama (anak-anak TPA dan Mussafir). Kemudian pada malam harinya Setelah shalat isya' mc anak membacakan imam dan khatib untuk esok hari serta perolehan infaq hari kemarin. Kemudian setelah sholat tarawih selesai dilanjutkan dengan Taddarus bersama, dan bagi petugas piket bertugas untuk melayani konsumsi jamaah yang bertaddarus, kemudian setelah selesai taddarus di cuci dan di simpan kembali ketempatnya, biasanya selesai acara pukul 22.00 WIB. Selain itu kegiatan setiap hari di sore hari ialah TPA untuk anak-anak biasanya berlangsung 5 hari, dan diakhiri berbuka puasa bersama di serambi masjid. Selain itu saat malam tarawih pertama Ketua panitia Ramadhan harus memberikan sambutan, dan memperkenalkan jajaran panitia ke jama'ah yang datang, serta menginformasikan kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan atau yang telah menjadi agenda panitia.

           Kegiatan Mingguan

Pengajian untuk Remaja, biasanya di masjid kami dilaksanakan pada hari Minggu sore menjelang berbuka puasa, menginggat remaja kebanyakan masih duduk di bangku sekolah, dan terkadang yang sudah kuliahan jarang ada yang datang, kebanyakan siswa sma/smp. Beda halnya dengan Pengajian remaja, pengajian Ibu-bapak dilaksanakan pada hari kamis sore, dan biasanya membludak pada awal-awal bulan ramadhan.

           Kegiatan Ivent Besar

Yang di maksud ivent besar di sini ialah kegiatan 1x selama bulan ramadhan. Adapun ivent yang diadakan panita ialah pada pertengahan ramadhan biasayna di adakan pengajian NUZZULUL QUR'AN atau memperingati turunnya Al-Qur'an. Panitia tidak hanya mengundang jama'ah sekitar biasanya mengundang perwakilan dari masjid-masjid yang jaraknya relatif dekat dari masjid kami.

Selain itu adalagi pengajian Khatam Al-Qur'an yang diselenggarakan beberapa hari sebelum malam takbir, atau menunggu yang bertaddarus khatam. Salah satu tradisi di masjid saya dulunya ialah ada acara potong tumpeng setelah selesai mengkhatamkan Al-Qur'an ini, namun akhirnya setelah saya berunding dengan teman-teman pada periode ke-4 saya di kepanitiaan akhirnya pemotongan tumpeng di hapus, bukan karena musrik loh ya hehehe, tapi lebih kepada anggaranya kita konversikan supaya jama'ah yang datang bisa menikmati nasi gurih dan ayam juga, sehingga anggaran tumpeng tersebut kita transformasikan ke hidangan Ayam Bakar / Ayam crispy. Kasian dulu tumpeng satu diperebutkan orang banyak.

Dan yang terakhir ialah Kegiatan takbir keliling. Berhubung panitia Ramadhan tidak menghandle untuk Zakat Fitrah dan Zakat maal, maka beban kami sedikit ringan. Persiapan untuk takbir keliling sendiri cukup seru, tim kreatif kami ngak kalah dengan tim kreatif OVJ loh. Mulai dari membuat lampion untuk anak TPA, kemudian terkadang juga membuat lampion besar, serta mempersiapkan marching band dan spanduk yang akan dibawa. Untuk kegiatan sewaktu takbir kelilingpun biasanya bergabung dengan masjid-masjid di sekitar sehingga lebih seru dan ramai pawainya.

Pasca Ramadhan

Salah satu kegiatan paling berat ialah pasca ramadhan bagi seorang sekertaris, mengapa saya katakan demikian ? Pada dasarnya pasca Ramadhan ialah Hari Raya Idul Fitri, dimana kita riweh silaturahmi atau bahkan open house untuk para tamu. disitulah mood kita untuk membuat laporan pertanggung jawaban kegiatan ramadhan menjadi sangan down karena kecapean, ditambah lagi godaan opor dan ketupat, serta emping dan lemper membuat kita mager abis selama pasca ramadhan. Adapun tanggung jawab dari panitia Ramadhan yang terakhir ialah menyusun dengan seksama, laporan kegiatan beserta dokumentasi dan yang paling utama ialah pelaporan perolehan infaq dan sudah dikelola untuk apa saja. Setelah semua tersusun maka sekertaris segera membuat undangan untuk pembubaran panita yang juga akan dihadiri oleh jajaran Takmir.

Ya demikianlah pengalaman yang dapat saya ceritakan tentang alur kegiatan atau acara selama menjadi panitia kegiatan bulan suci Ramadan. Saya baru bisa menulis semua ini di tahun ini karena banyak kesibukan saya sebagai desainer bangunan, dan kebetulan banyak proyek yang menyita waktu dan pikiran saya. Artikel ini sebagai penghormatan saya di akhir masa jabatan tahun 2015 lalu, semoga bisa menjadi ilmu bermanfaat, bagi generasi-generasi baru, Amiin yaa robbal alamin.

(Suasana Rapat Pembentukan Seksi 2014)

(Acara Khatam Al-Qur'an 2014)

(Pembuatan Lampion Masjid 2015)

  

(Suasana Takbir Keliling 2014)

(Sedang memberikan orasi setelah takbir keliling 2015)

(Memberikan Rewards untuk MC anak 2015)

(Piket harian membersihkan gelas kotor 2014)

(Nge ALAY setelah capek bersih-bersih abis khataman 2014)

(Legenda 3 San-Nin. Kiri ke kanan Aji' Bendahara, Agung Ketua, Afri Sekertaris)

Credit : Foto Panitia Kegiatan Bulan Suci Ramadhan Masjid Sabiilul Muttaqiin 1436 H / 2015 dan 1435 H/ 2014 

Salam sukses untuk temen temanku semua teman seperjuangan. Foto utama dari kiri atas ke kanan (Eka, Dina, Tya, Lucky, Cindy, Agung, Afri, Dio, Aji', Ismantho, Felix, Jeki, Fathur, Hero, Fadli, Aril, Viant)